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高效会议的策划与实施:3类失误、4大对策

作者:庆典演出活动会议公司 01-25来源:vitemperpesaro.com

会议承载团队目标之重

会议是一种普遍的社会现象和工作方式,几乎有组织的地方都会有会议。特别是在职场,会议更是一种从业的状态。

但是,你知道如何开会吗?有谁指点你,如何去高效的开会吗?

我们之所以开会,是因为要想完成某一项具体工作,单凭一个人的知识和经验不够,需要结合几个人的学识和经验。---- 彼得·德鲁克

会议承载着 决策、控制、协调和教育 等不可替代的功能。

好的会议守时高效,汇聚共识,激发热情,形成动能,不愧为团队进步的引擎;

差的会议不痛不痒,拖沓冗余,会而不议,议而不决,简直是相当于慢性杀人。

相信每个人都体验过会议的种种失误,让整体效果大打折扣,甚至产生让人产生对会议畏而生厌的负效应。这里就针对会议的失误形式、原因及规避方式进行讨论,希望有助于后续会议筹备工作的执行。


会议中的三类失误(现状)

一、策划阶段的误导

对会议召开目标设定一旦出现偏差,导致会议主题、参会人员或会议组织形式的策划出现问题。这种误的后果是致命的。在策划阶段,就应该积极沟通报告,决策层确认导向。

这类错误,通过后续的任何方式的弥补都无法补偿。这是会议策划(投资)者都要面对的挑战。

二、会议进程中的疏漏

会议进程失误极为常见。常见的情形包括且不限于,而且每个人都深受其害:

  • 会议开始时间拖延、
  • 关键人员座次安排不当、无法出席
  • 电脑故障、
  • 多媒体播放卡顿、
  • 音响失真、
  • 灯光不当、
  • 准备资料不完备、
  • 会议记录缺失
  • 会议拖延超时

不夸张的说,能够完全规避这类问题的会议少之又少。这类问题更多的应该归咎于责任心差、演练不够。通过严肃的问责和惩罚措施,可以把这类错误降到最低。

三、会议善后跟进的缺失

会议现场结束后万事大吉,抬腿走人,后续的工作无人推进,如:会议记录、存档,会议效果跟进分析及反馈。会议经验凝练总结及后续内容及形式的优化。如果会议后续工作缺失,则无法形成完整的会议。这样的而会议不但无法落实目标,导致会议效率的降低,更导致会议文化的崩坏。

以上这三类失误让我们的会议效果打了折扣。

我们要时刻牢记,会议是一种成本很高的工作形式,特别是现场会议。会议规模越大,耗费的人力成本、时间成本越高。公司的会议时间实际上是用薪酬买单的,因此我们要明确会议的意义,通知正确的人员参加会议,获得正确思想指导并形成共识,带回正确的信息并引导正确的行动。

只有这样,才称得上是高效的会议。


四项对策,保驾完美会议

这里,将我个人做会议筹备需要考虑的内容用 4 X 4 的方式给大家呈现出来,供大家分享。旨在帮助会议策划者理清思路,避免疏漏,确保会议的高效和成功。

其中的具体内容比如查检表记录模版等,在网上都可以轻松的找到,这里不赘述。根据会议规模大小,设置不同规模的会议管理和会务服务团队,按照项目管理的方式进行推进。

1. 四大要素:围绕安排会议的目的,确定会议主题、时间、人数、地点

3. 四大资源:管理人员,会务机构,会议材料,运维资金。

4. 四大管理:内容管理,人员接待,设备管理,会程管理。

5. 四大注意:全程演练,工作清单,完整记录,应急预案。

四、后记:别紧张,会议就是一场聚会

组织聚会,很多人都乐此不疲。会议,实质上就是一种特殊类型的聚会,没有必要为了筹备一个会议而产生情绪上的焦虑和压力。

当然,生活中如果没有事先做好适当的安排,你不会举办聚会。在没有准备的情况下匆忙开个会也是很冒险的事情。另外一方面,工作的会议也可以像聚会一样,灵活多样、推陈出新。只要确保目标导向,会议筹备时也完全可以脑洞大开。

总之,虽然会议的规模、形式、内容和要求各有不同,无论是哪种会议,都需要良好的筹备。会议筹备者不但能够得到锻炼,更能展示组织策划和管理才能。只要注意以上的4 X 4要点,相信您一定能把每一场会议做到极致。

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